Zwrot vat określony jest kilkoma zasadami. Z reguły bywa tak, iż osoby zabiegające o zwrot vat korzystają z pomocy specjalistów, jacy zajmują się sporządzaniem stosownych wniosków, a w niektórych przypadkach reprezentują swojego klienta w urzędzie.

Osoby ubiegające się o zwrot Vat np. w budownictwie, to z reguły osoby, które poniosły koszty w skutek nabycia materiałów budowlanych. W takim wypadku, starając się o zwrot VAT, powinny one mieć faktury VAT, za pomocą których mogą udokumentować zrobione zakupy. Dodatkowo, osoby ubiegające się o zwrot VAT, powinny udokumentować dokonane zakupy, na które po dniu 30 kwietnia 2004 r. wzrosła stawka VAT z 7% na 22%.

O zwrot VAT mogą ubiegać się też osoby, jakie dokonały zakupu materiałów budowlanych w związku z inwestycjami tj. budowa budynku mieszkalnego, lub rozbudowa czy przebudowa budynku mieszkalnego, lub jego remontu. O zwrot VAT ubiegają się też osoby, które posiadają pozwolenie na budowę, w przypadku inwestycji wymagają takiego pozwolenia.